Planeando se disminuye la incertidumbre

Incertidumbre es una palabra y un momento que la mayoría de las personas preferimos evitar. Empecemos por los significados, incertidumbre se refiere al momento de duda, indecisión, falta de seguridad, falta de confianza, falta de fiabilidad de una cosa o situación generando inquietud; planeación es cuando se desarrolla una serie de actividades o acciones a realizar para lograr uno o varios objetivos en común.

Cuando se genera incertidumbre muchos tendemos a sentirnos incómodos o quizá disminuir las energías en lo que estamos haciendo, es comprensible que no en todos los trabajos se puede tener una planeación perfecta, pero lo que definitivamente si se puede, es generar un plan para saber el caminito de las situaciones generales. Con lo anterior me refiero a lo siguiente, en mi trabajo hay ciertas actividades que se pueden hacer con tiempo, pero definitivamente en el momento de estar en un evento los imprevistos no estarán en la bitácora de trabajo y se presentarán en cualquier momento, pero si con anterioridad y basados en la experiencia ya documentamos y vivimos una situación anterior, podremos tomar la mejor decisión o estrategia.

Aquí entre nos, soy una persona que me encanta saber qué voy a estar haciendo o qué debo entregar y hacia dónde debo llegar, dirían por ahí, me declaro algo cuadrada, pero he aprendido que todo lo que nos rodea siempre modifica lo que deseamos. En lo personal, planeación es un proceso que nos ayuda a tomar decisiones y acciones en situaciones que queremos lograr o alcanzar partiendo de la situación actual, que vamos modificando de acuerdo al entorno global y a la respuesta a dichas acciones, con el fin de lograr nuestro objetivo controlando los imprevistos.

Comentaré un caso en específico, en una ocasión tuvimos un evento de inauguración donde lo planeado en bitácora era que a cierta hora se cortaba el listón, tenían media hora para llevar el momento cúspide del evento, acto seguido para el brindis debían moverse a una sede cercana, dónde estaba programado el horario de canapés, saxofón, video y algunos detalles más, aclaremos que todo estaba entendido para los miembros del staff, asistentes y cliente.

Por supuesto que en estos eventos dependen de las acciones de todos los participantes, dividiéndolos en los que se saben y deben ser fieles al cronograma, tales como el cliente mismo, el personal del cliente, los proveedores y nuestro equipo de SC Group, y los que modifican el cronograma y ocasionan los imprevistos, tales como los invitados del cliente, terceros y el entorno global como tráfico, estado del clima y eventualidades. Para hacer un evento debes planear tiempos, momentos, espacios, personas, contratiempos, para el momento de iniciar estar listos. Regresemos al evento, unas horas antes estuvo listo el proyector, el estrado, el sonido, el montaje, el back de fotos, minutos antes los meseros, las edecanes, el video, la música, los canapés, el vino, la fuente, las copas, la iluminación…. La bitácora estaba completa en tiempo y forma.

Iniciamos el evento, el cálculo de media hora para el “boom” del evento fue insuficiente, entre la prensa, los invitados, la emoción, el sentimiento, las personalidades, el clima lluvioso, el tiempo pasaba desapercibido, cuando se acercaba el momento de iniciar el brindis, los nervios, la presión, el sentimiento de trabamiento (explicaré mi palabra, cuando quieres presionar a alguien pero sabes que definitivamente no lo debes hacer, ni lograras nada cuando lo intentes, que si lo intentas serás ignorado y lo único que puedes hacer es estar ahí trabado) y la angustia empezaron a entrar en mi cuerpo. Acto seguido respire. Dos segundos después en “team back” con mi Jefa encontramos la mejor solución. Salí del lugar y fui a la siguiente sede donde debía estar iniciando el evento. Llegué al lugar, estaban como orquesta listos para cuando el director alza la batuta. Debíamos esperar a que nos dieran banderazo de salida para empezar a recibir a los invitados. La incertidumbre de no saber lo que debes esperar te corroe por las venas, cuando sientes que todos han perdido la confianza y nadie sabe para dónde ir, es momento de ser el miembro del equipo que puede y sabe controlar las novedades, pero lo principal es que transmites a tu gente la confianza de las acciones o actividades tomadas, la tempestad se calma, es decir, esperamos tranquilos, revisamos y modificamos lo planeado, recorriendo horarios de música, video, comida y cierre del evento, platicando con el personal, mostrando apoyo en todo momento. De pronto, llegó el momento de iniciar, dando como cortesía al cierre del evento la satisfacción absoluta del cliente.

Definitivamente creo que la incertidumbre genera incomodidad, miedo, en casos extremos pavor, pero si respiras y con experiencia, confianza en tu equipo de trabajo y en ti mismo, las eventualidades son pan comido. Vencer los momentos no controlados no es sencillo, pero si aprendes a llevarlos y a vivirlos como retos, le empiezas a perder el miedo y sobretodo, adquieres experiencias únicas y extraordinarias. Por eso concluyo, planea, vive, respira, confía y todo saldrá como lo esperas o mejor, así me funciona y creo que es mi deber compartirlo.

LiliRodríguez / 31MAR-16

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