Cómo encontrar al mejor proveedor sin caer en el caos

Hoy en día todas las empresas dependemos de nuestros proveedores en distintos grados de importancia, partamos de la definición de proveedor, es la empresa o persona que se dedica a abastecer de los suministros o servicios que requiere la otra parte para un fin determinado, o bien, para complementar las funciones que tú realizas para brindar las soluciones y entera satisfacción a tus clientes.

Generalmente el principal detonante para seleccionar a un proveedor es el buen precio, considerando que se estás buscando y partiendo de un producto de excelente calidad, así mismo considero de mayor prioridad la confiabilidad, ya que la entrega a tu cliente depende de que el proveedor tenga la capacidad y haga lo necesario para cumplir con su función, es decir, que haga lo que quieres cuando lo quieres, teniendo por entendido que ambos buscan generar un cliente satisfecho. Y aquí es cuando se empieza a complicar el asunto, recuerdo cuando estaba en mi trabajo anterior que mi cliente estrella mencionaba que nuestro precio era competitivo, aunque no el más bajo, pero que la parte de informar fechas reales de entrega, o bien, avisar y tener al día el estatus del pedido era una tranquilidad indispensable.

Lo vivo día a día con los eventos, cada cliente tiene una idea innovadora que debo hacer realidad, en la búsqueda de proveedores he aprendido que lo primero que debo buscar es confiar en mi proveedor, unos tips para esto es que cumpla en los primeros detalles, es decir, que llegue puntual, que si dice mando hoy la cotización la mande, que sea organizado, que entre tanto trámite no se confunda (hay veces que tienen tantos trámites internos que nunca llega la cotización o información al cliente), que la información sea verídica, basados en las primeras impresiones podemos hacer el primer trabajo juntos, es primordial revisar todos los detalles para hacer al proveedor parte de nuestro directorio de “primordiales” o del directorio de “nunca más hablarle”. Claro, por supuesto que muchas veces varios van directos al de “nunca hablarles”, recuerdo el último evento que tuvimos, necesitaba cierto tipo de mobiliario que encontré con un proveedor nuevo, fui a visitarlos, el trato siempre fue grato, pero me era difícil en ocasiones localizarlos, por fin solicité una sala y empezaron los detalles, las cláusulas que habían omitido, había mínimo que rentar una cierta cantidad de mobiliario, como cumplían la calidad accedí a su cláusula capricho, el día de firmar el contrato la nueva cláusula sorpresa fue que requerían cierto monto por garantía, el día de la entrega llegó media hora tarde, pero eso sí solicitando el monto por adelantado, la verdad tienen un mobiliario cuidado y casi perfecto, al revisarlo detecté algunos detalles y tomé algunas fotografías por si acaso, me hicieron firmar una carta responsiva. 

Al día siguiente en la entrega, tenía un rayón una de las mesas que me obligaron a rentar, bueno fue tal el grado de deformación al exigirme el pago de la mesa, que por supuesto el proveedor nunca será una opción ni recomendación, en primera, con mis proveedores nos basamos en la confianza, y me queda claro que esta compañía por tanto trámite omite información indispensable, y en segunda al tratar de explicar que el rayón lo pagaría pero me era difícil controlar a los meseros, los invitados, ella misma que quitó material de encima de la mesa, los chicos que acomodaron el material, para decirles a todos “cuidado no rayen la mesa”, por favor, me queda claro que fue una de malas, un descuido de alguno de los implicados, lo cual genera un costo que se realizaría, pero la forma y los modos es donde está el detalle.

El siguiente punto indispensable para la selección del proveedor es la ubicación, muchas veces podrá ser la mejor opción pero entre el tráfico, la carga y descarga, su capacidad de respuesta y los pretextos que gustes, o bien, el costo del flete por la lejanía, puede quedar mal la entrega, ser tardía o elevar el precio, así que es un buen punto a considerar que se encuentre lo más cercano al lugar en donde requieres la entrega.

También, es de gran importancia tener aliados estratégicos, esto es, debido a la constancia en la contratación de sus servicios o productos, generar un lazo donde tengas descuentos por la fidelidad, así como calidad de servicio, disminución de errores logísticos y costos excelentes, es recomendable que tengas comunicación y retroalimentación para que ambos mejoren en cada contrato, evento o pedido sus entregas para así reforzar la relación, para que los casos problemáticos se reduzcan al mínimo y en definitiva los caos no existan.

Es de suma importancia identificar que si al menos, tu proveedor no cumple con estos cuatro puntos debes considerar buscar otra alternativa, ya que tus gastos administrativos, la presión, quedar mal en las entregas, el desgaste, los costos económicos para resolver las dificultades, serán el parteaguas para ingresar a los proveedores al directorio de “nunca más hablarles”.

Considero que cuando contratas a un proveedor este debe hacer que tu trabajo sea mejor, que tu cliente tenga una satisfacción más allá del 100%, para que para las próximas ocasiones seas la primera opción en la lista. En mi trabajo en SC Group una de las principales funciones es apoyar al cliente, el contacto de Recursos Humanos que realmente no tiene tiempo de buscar todas sus ideas creativas para hacer su evento de sueño, nos busca o se acerca a nosotros para hacer que todo lo que desean se haga realidad y cumplir con lo esperado, dando en ocasiones como cortesía la cereza del pastel con un toque especial que hace sin igual su evento, así deja en nuestras manos la coordinación y logística para que incluso ellos puedan disfrutar del acontecimiento o de la capacitación, según sea el caso.

Es por esto que concluyo, el proveedor que selecciones debe ayudarte a ser el mejor de lo que haces, si no es así, es tiempo de empezar una nueva búsqueda.

LiliRodríguez/ 16JUN-16

www.scgroup.mx