Incertidumbre
es una palabra y un momento que la mayoría de las personas preferimos evitar.
Empecemos por los significados, incertidumbre se refiere al momento de duda,
indecisión, falta de seguridad, falta de confianza, falta de fiabilidad de una
cosa o situación generando inquietud; planeación es cuando se desarrolla una
serie de actividades o acciones a realizar para lograr uno o varios objetivos
en común.
Cuando se
genera incertidumbre muchos tendemos a sentirnos incómodos o quizá disminuir
las energías en lo que estamos haciendo, es comprensible que no en todos los
trabajos se puede tener una planeación perfecta, pero lo que definitivamente si
se puede, es generar un plan para saber el caminito de las situaciones
generales. Con lo anterior me refiero a lo siguiente, en mi trabajo hay ciertas
actividades que se pueden hacer con tiempo, pero definitivamente en el momento
de estar en un evento los imprevistos no estarán en la bitácora de trabajo y se
presentarán en cualquier momento, pero si con anterioridad y basados en la
experiencia ya documentamos y vivimos una situación anterior, podremos tomar la
mejor decisión o estrategia.
Aquí entre
nos, soy una persona que me encanta saber qué voy a estar haciendo o qué debo
entregar y hacia dónde debo llegar, dirían por ahí, me declaro algo cuadrada,
pero he aprendido que todo lo que nos rodea siempre modifica lo que deseamos. En
lo personal, planeación es un proceso que nos ayuda a tomar decisiones y
acciones en situaciones que queremos lograr o alcanzar partiendo de la
situación actual, que vamos modificando de acuerdo al entorno global y a la
respuesta a dichas acciones, con el fin de lograr nuestro objetivo controlando los imprevistos.
Comentaré
un caso en específico, en una ocasión tuvimos un evento de inauguración donde
lo planeado en bitácora era que a cierta hora se cortaba el listón, tenían
media hora para llevar el momento cúspide del evento, acto seguido para el
brindis debían moverse a una sede cercana, dónde estaba programado el horario
de canapés, saxofón, video y algunos detalles más, aclaremos que todo estaba
entendido para los miembros del staff, asistentes y cliente.
Por
supuesto que en estos eventos dependen de las acciones de todos los
participantes, dividiéndolos en los que se saben y deben ser fieles al
cronograma, tales como el cliente mismo, el personal del cliente, los proveedores
y nuestro equipo de SC Group, y los que modifican el cronograma y ocasionan los
imprevistos, tales como los invitados del cliente, terceros y el entorno global
como tráfico, estado del clima y eventualidades. Para hacer un evento debes
planear tiempos, momentos, espacios, personas, contratiempos, para el momento
de iniciar estar listos. Regresemos al evento, unas horas antes estuvo listo el
proyector, el estrado, el sonido, el montaje, el back de fotos, minutos antes
los meseros, las edecanes, el video, la música, los canapés, el vino, la
fuente, las copas, la iluminación…. La bitácora estaba completa en tiempo y
forma.
Iniciamos
el evento, el cálculo de media hora para el “boom” del evento fue insuficiente,
entre la prensa, los invitados, la emoción, el sentimiento, las personalidades,
el clima lluvioso, el tiempo pasaba desapercibido, cuando se acercaba el
momento de iniciar el brindis, los nervios, la presión, el sentimiento de
trabamiento (explicaré mi palabra, cuando quieres presionar a alguien pero
sabes que definitivamente no lo debes hacer, ni lograras nada cuando lo
intentes, que si lo intentas serás ignorado y lo único que puedes hacer es
estar ahí trabado) y la angustia empezaron a entrar en mi cuerpo. Acto seguido
respire. Dos segundos después en “team back” con mi Jefa encontramos la mejor
solución. Salí del lugar y fui a la siguiente sede donde debía estar iniciando
el evento. Llegué al lugar, estaban como orquesta listos para cuando el
director alza la batuta. Debíamos esperar a que nos dieran banderazo de salida
para empezar a recibir a los invitados. La incertidumbre de no saber lo que
debes esperar te corroe por las venas, cuando sientes que todos han perdido la
confianza y nadie sabe para dónde ir, es momento de ser el miembro del equipo que puede y sabe controlar las novedades, pero lo principal es que transmites a tu gente la confianza de las acciones o actividades tomadas, la
tempestad se calma, es decir, esperamos tranquilos, revisamos y modificamos lo planeado, recorriendo horarios de música, video, comida y cierre del evento, platicando con el personal, mostrando apoyo en todo momento. De pronto, llegó el momento de iniciar, dando como
cortesía al cierre del evento la satisfacción absoluta del cliente.
Definitivamente creo que la
incertidumbre genera incomodidad, miedo, en casos extremos pavor, pero si
respiras y con experiencia, confianza en tu equipo de trabajo y en ti mismo,
las eventualidades son pan comido. Vencer los momentos no controlados no es
sencillo, pero si aprendes a llevarlos y a vivirlos como retos, le empiezas a
perder el miedo y sobretodo, adquieres experiencias únicas y extraordinarias.
Por eso concluyo, planea, vive, respira, confía y todo saldrá como lo esperas o
mejor, así me funciona y creo que es mi deber compartirlo.
LiliRodríguez
/ 31MAR-16
www.scgroup.mx