¡Que fluya la comunicación en tu empresa!

Un punto clave de las organizaciones de la actualidad es tener buena comunicación entre todos los departamentos de la empresa. Primeramente definiré la palabra, comunicación es la transmisión de información entre un emisor y un receptor de manera clara y directa, puede ser en forma oral o escrita, con el fin de lograr una comunicación eficaz cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor.

Dentro y fuera de la empresa en todo momento empleamos transmisión de información, por lo que ésta debe ser efectiva, la habilidad de saber comunicarnos está en conocer en cada situación el mensaje que queremos transmitir, el momento para hacerlo y la persona a quién queremos transmitirlo, es importante considerar éstos puntos para que tengamos éxito y logremos los resultados esperados. Así mismo considero que unos aspectos importantes son tratar los temas uno a uno, evitar recordar situaciones del pasado (los momentos malos nos pueden llevar a otros temas olvidando el principal y sobretodo puede despertar emociones negativas), ser específico y breve evitando los “rollos” que hacen que la atención se disperse, y por último, cuidar nuestros complementos no verbales, es decir, nuestro cuerpo debe ser acorde a lo que estamos informando. También es importante realmente escuchar evitando la distracción, la interrupción en medio del mensaje, soluciones prematuras, la negatividad o rechazo al cambio, y sobretodo, el yo soy experto en todo, donde ya tienes la solución al problema antes de conocerlo por completo.

Con esto quiero decir que por excelente que sea una idea si no se transmite adecuadamente puede quedar en el olvido, o en peores circunstancias caer en aspectos como percepciones diferentes o erróneas, confusión, desconfianza o indiferencia por el tema. Justo es por eso que considero que el éxito de las organizaciones es generar un clima laboral favorable con un lenguaje universal, en donde todos los miembros estén conectados con los mismos valores, metas y objetivos, para en el momento de tomar decisiones el empleado impulsado por la confianza y buena voluntad las realice correctamente.

Comentaré un poco mi experiencia, primeramente es importante que la comunicación con el cliente sea correcta y ambas partes estemos hablando de lo mismo, cuando se planea un evento es de suma importancia que todas sus inquietudes y necesidades estén sobre la mesa, esto ayuda a que el cliente este confiado y relajado porque el evento saldrá cómo lo quiere dejando en nuestras manos la logística y cada uno de los detalles. Una vez que se planea la estructura del evento, el siguiente paso es transmitir a nuestros proveedores y equipo de trabajo las necesidades y la forma en la que van a participar en la realización del evento, para que todos estemos hablando el mismo idioma.

Vayamos a un caso en específico, donde comunicarse efectivamente fue la clave. Hace unos días mi responsabilidad fue organizar y coordinar todos los detalles de un evento foráneo considerando que estaría presente, unos días antes nos confirmaron la realización de otro evento el mismo día con unas horas de diferencia. El día anterior al evento en cuestión de minutos, informé brevemente todos los detalles y agenda de todos los proveedores a mi jefa, así mismo envié la bitácora por mail para soporte escrito, ya que debíamos dividirnos para ambos eventos, ella asistiría al foráneo mientras yo apoyaría con los detalles del evento de la tarde. Recuerdo que rápidamente le comenté que los regalos, los manteles, el dinero del fotógrafo, entre otras cosas estaban en las cajas, así como los acuerdos con el mobiliario y el banquete, esos diez minutos fueron efectivos porque escuchó activamente obteniendo la información útil que le daba, me hizo preguntas de detalles específicos, fue paciente durante la explicación, nos concentramos en las ideas importantes y con ademanes en la conversación fue más sencillo explicar algunos puntos para ambas. 

Es vital que el equipo de trabajo pueda comunicarse efectivamente, cuando esto sucede aunque tengas varios eventos o actividades empalmadas o situaciones inesperadas puedes reaccionar correctamente haciendo que tu cliente quede satisfecho, y que tu gente este contenta en su trabajo. 

A veces no es tan sencillo explicarse claramente, pero considero que debemos buscar las palabras y la forma de hacerlo para que el mensaje o la acción que esperamos suceda, es por eso que debemos aprender a comunicarnos, para que simplemente la comunicación efectiva fluya y podamos llegar a lugares inesperados.

LiliRodríguez / 10MAR-16

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